Te decimos cómo el WMS mejorará las operaciones de tus almacenes

Para quienes dirigen o gestionan almacenes o centros de distribución es común preguntar ¿un sistema WMS mejorará mis operaciones?.

Es fundamental comprender las fortalezas y debilidades de la operación de tu almacén para desarrollar proyectos de corto, mediano y largo plazo que lo ayuden a alcanzar las metas de tu empresa, determinando así si un WMS mejorará tus operaciones.

Es necesario hacer un diagnóstico que evalúe la complejidad, relevancia y madurez de cada proceso, como se muestra a continuación, enfatizando los procesos en los que se tiene la problemática a solucionar con el WMS.

1. Complejidad del proceso: la complejidad es mayor mientras más componentes requiere para funcionar e interactuar con más áreas de la cadena de suministro.

2. Relevancia del proceso: dentro de tu cadena de suministro, son más relevantes los procesos que pueden convertirse en cuellos de botella o cuyas actividades utilizan una parte significativa de los recursos de la empresa.

3. Madurez del proceso: es el nivel de estandarización, estabilidad o integración de un proceso.

Ahora con los resultados obtenidos genera tus objetivos generales, deben incluir lo siguiente:

• Optimizar espacios y equipos
• Incrementar la exactitud del inventario
• Reducir errores de picking y embarque
• Mejorar el nivel de servicio y fill rate.
• Aumentar el control de costos operativos
• Incrementar el control de entradas y salidas.

Cómo elegir un WMS a tu medida

Identifica tus necesidades

Es fundamental conocer la industria a la que perteneces, las necesidades de tus clientes y las especificaciones de los productos que manejas dentro del almacén. En este paso, es indispensable identificar qué tan compleja es tu operación y qué tan grande es tu necesidad de implementar un WMS, ya que existen características del inventario y la operación que agregan complejidad. Algunas características y parámetros por considerar son el número de almacenes o CEDIS (centros de distribución), el número de SKUs, las políticas de manejo de inventarios, las reglas de servicio para el almacenamiento de los productos, la capacidad de entrega diaria, el número de líneas de producto, el número de operadores por turno y el valor del inventario.

De acuerdo con tus necesidades más urgentes, el WMS que elijas debe tener la capacidad de conectarse con sistemas que digitalicen, optimicen y complementen los procesos operativos más relevantes de tu almacén o que incluya tecnologías que extiendan el alcance y funcionalidad del WMS. Algunos de ellos son:

• Pick To Light (Tecnología de operaciones guiada por indicaciones luminosas).
• Voice Picking (tecnología de voz).
• Tecnología RFID. Para identificar y registrar ubicaciones así como movimientos en tiempo real.
• Tecnologías de manejo automatizado de materiales. Como los sorters, transportadores, vehículos autónomos, palletizadores, sensores de visión, etc.
• ERP (Enterprise Resource Planning).

Durante la implementación de un WMS es importante considerar la conexión con tu ERP (Enterprise Resource Planning), para garantizar un mayor control operativo y un flujo de información entre el back office y el piso del almacén. Un WMS bien integrado mantendrá las actividades del almacén sincronizadas con información clave de la operación, eliminará la intervención manual y los errores y permitirá un control de inventarios preciso y actualizado.

Además, estos sistemas generan información que, más adelante utiliza para generar dashboards personalizados. Dichos tableros identifican el origen de cada dato y habilitan la medición de indicadores clave de desempeño para potencializar la toma estratégica de decisiones.

Elige el esquema de contratación

En este segundo paso, aparece otro de los procesos clave para elegir un WMS, que se refiere al tipo de esquema de contratación del sistema. En los últimos años, ha incrementado la popularidad del modelo SaaS (Software as a Service), gracias a su bajo costo, en comparación con el modelo On Premise.

• Esquema SaaS: permite que las empresas pongan en marcha los proyectos con un costo inicial mínimo y con pagos por uso (renta o compra). Este esquema ofrece una solución de software integral adquirida por medio de un proveedor de servicios en la nube.Toda la infraestructura utilizada (middleware, software y datos del sistema) se encuentra en el centro de datos del proveedor.

• Esquema híbrido: está sujeto a las características compartidas de un esquema SaaS y On Premise; se divide su uso dependiendo de los recursos de la empresa, es decir, su infraestructura, personal de T.I., equipo de mantenimiento, etc.

• Esquema On Premise: es conveniente si la infraestructura existente (site de servidores) es adecuada para alojar un WMS, con la responsabilidad del mantenimiento de servidores en condiciones óptimas, limpieza de las bases de datos, configuración de respaldos, actualizaciones, entre otras.

Identifica las funcionalidades que necesitas

Existen sistemas WMS con múltiples funcionalidades, por lo que debes seguir una metodología que te permita definir cuáles son las que requiere tu operación, de acuerdo con tus objetivos y la industria en la que te desempeñas; esto es lo que considera la metodología de priorización MoSCoW (must-have, should-have, could-have, won’t-have):

Elimina proveedores que no cumplan con tus requisitos

El quinto paso es descartar a todos aquellos proveedores que no ofrecen las funcionalidades indispensables, de acuerdo con la Metodología MoSCoW.

Podrán permanecer en la lista de opciones los proveedores que ofrezcan la posibilidad de desarrollar funcionalidades adicionales, siempre y cuando las características predeterminadas de su sistema representen al menos el 90% de los requerimientos de tu operación.

Asimismo, debes realizar una lista clasificada de todas las funcionalidades que buscas tener, en la cual los proveedores respondan honestamente si las ofrecen de manera estándar o, al menos, si tienen la capacidad de desarrollarlas. Algunos pueden incluso contar con una funcionalidad más avanzada que no está mapeada y que agrega valor a la operación.

Evalúa otros factores

Una vez definida la lista de proveedores que mejor se adaptan a las necesidades de tu operación, debes evaluar otros factores clave que determinan el éxito del proyecto, como lo son:

Precio: es importante tener una lista clara y categorizada de los costos del proyecto en las siguientes clases:

• Costos únicos Hacen referencia a la compra de licencias, implementación del sistema, inversión en hardware, entre otros.

• Costos recurrentes Son los pagos de pólizas de soporte y mantenimiento anuales o rentas del software en el esquema SaaS.

*Estos datos serán necesarios para calcular el ROI

Esquema de soporte: el proveedor debe cumplir con los requerimientos de tu operación, es decir, idioma correcto, tiempos de respuesta ágiles y ventanas de servicio 24/7.

Experiencia en la implementación: el éxito de este tipo de proyectos depende, en gran medida, de la experiencia y el compromiso de los consultores e implementadores del proveedor, ya que estas características son clave en la activación del sistema.

Después de tomar en cuenta estos factores, son necesarias las visitas de referencia, una demo y la evaluación del ROI.

Demo, visitas de referencia y ROI

Este paso incluye tres acciones sencillas, pero que, a la vez, son fundamentales para tomar una decisión:

• Lo primero que debes hacer es pedir una demostración enfocada en una lista de cotejo o verificación de cada aspecto de las funcionalidades que requiere tu operación. La idea es que, conforme el ejecutivo de ventas aclare estos puntos, tú tomes nota para tener un entendimiento completo del sistema y reúnas información de todas tus opciones.
• Otra acción que debes llevar a cabo son las visitas de referencia con clientes que tengan el mismo WMS que deseas implementar.

La última acción consiste en llevar a cabo un análisis ROI (retorno sobre la inversión): te permite saber si el cumplimiento de los objetivos del proyecto genera beneficios financieros que rebasen el monto de inversión, es decir, si la inversión se justifica o no.

Resumen:

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