Los almacenes se encuentran en el centro de las operaciones de fabricación y cadena de suministro porque contienen todo el material utilizado o producido en esos procesos, desde las materias primas hasta los productos terminados. El propósito de un WMS es ayudar a garantizar que los bienes y materiales se muevan a través de los almacenes de la manera más eficiente y rentable. Un WMS maneja muchas funciones que permiten estos movimientos, incluido el seguimiento de inventario, la selección, la recepción y el almacenamiento.

Un WMS también proporciona visibilidad del inventario de una organización en cualquier momento y lugar, ya sea en una instalación o en tránsito.

Dónde encaja WMS en la cadena de suministro

La cadena de suministro solo puede funcionar con la rapidez, precisión y eficiencia que permitan los procesos de almacenamiento. Un WMS juega un papel vital en la gestión de la cadena de suministro al gestionar los procesos de cumplimiento de pedidos, desde la recepción de materias primas hasta el envío de productos terminados.

Por ejemplo, si las materias primas no se reciben correctamente o las piezas se extravían en un almacén, la cadena de suministro puede ralentizarse o interrumpirse. Los WMS son fundamentales para garantizar que estos procesos funcionen sin problemas al rastrear el inventario y asegurarse de que los productos se almacenen y clasifiquen correctamente, así como se envíen y rastreen con precisión.

Un WMS se utiliza a menudo junto con otros sistemas relacionados o se integra con ellos, incluidos los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP), sistemas de gestión de transporte (TMS) y sistemas de gestión de inventario.

La función del WMS es ayudar a los usuarios a gestionar las tareas de cumplimiento, envío y recepción en el almacén o centro de distribución, como recoger mercancías de los estantes para su envío o guardar las mercancías recibidas. Su función en el inventario es rastrear los datos de inventario que provienen de lectores de códigos de barras y etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) y actualizar el módulo de administración de inventario en el sistema ERP para asegurarse de que tenga la información más reciente. Un enlace de integración sincroniza los datos de inventario que se almacenan en el sistema ERP y el WMS.

Por su parte, el sistema ERP maneja la contabilidad y la mayor parte de la facturación, gestión de pedidos y gestión de inventarios. El TMS es donde se gestiona el proceso de envío. Es esencialmente un depósito de información detallada sobre los transportistas, pero también es un sistema transaccional y de comunicación para planificar, ejecutar y rastrear los envíos. A veces, un TMS se integrará con el WMS para permitir una mejor coordinación de las tareas de logística de entrada y salida que se producen en la interfaz de los almacenes y los transportistas de carga, como la paletización de mercancías, la programación de la mano de obra, la gestión del patio, la construcción de carga y el cross-docking.

Por lo general, los pedidos llegan automáticamente desde ERP o sistemas de gestión de pedidos que están integrados con el TMS. El sistema ERP también genera la información de la orden que el TMS necesita para preparar y ejecutar los envíos. Además de conceptos básicos como el nombre y la dirección del cliente, los datos del sistema ERP también incluyen información detallada sobre los artículos para garantizar que se envíen los productos correctos. El TMS devuelve los detalles del envío que el sistema ERP necesita para sus funciones de contabilidad y administración de pedidos, como el número de seguimiento, el nombre del transportista y los costos. La información del envío también puede ir a un módulo de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para ayudar a los clientes a actualizar el estado de sus pedidos.

Tipos de sistemas de gestión de almacenes

El software de administración de almacenes viene en una variedad de tipos y métodos de implementación, y el tipo generalmente depende del tamaño y la naturaleza de la organización. Pueden ser sistemas o módulos independientes en un sistema ERP más grande o una suite de ejecución de la cadena de suministro.

Los WMS también pueden variar ampliamente en complejidad. Algunas organizaciones pequeñas pueden usar una serie simple de documentos impresos o archivos de hojas de cálculo, pero la mayoría de las organizaciones, desde pequeñas y medianas empresas (PyMEs) hasta empresas grandes, usan software WMS. Algunas configuraciones de WMS están diseñadas específicamente para el tamaño de la organización, y muchos proveedores tienen versiones de productos WMS que pueden escalar a diferentes tamaños de organización. Algunas organizaciones construyen su propio WMS desde cero, pero es más común implementar un WMS de un proveedor establecido.

Un WMS también se puede diseñar o configurar para los requisitos específicos de la organización; por ejemplo, un proveedor de comercio electrónico puede usar un WMS que tiene funciones diferentes a las de un minorista de ladrillo y mortero. Además, un WMS también puede diseñarse o configurarse específicamente para los tipos de bienes que vende la organización; por ejemplo, un minorista de artículos deportivos tendría requisitos diferentes a los de una cadena de supermercados.

Características de los sistemas de gestión de almacenes

Muchas características son comunes a los productos de software WMS, por lo general incluyen lo siguiente:

• Diseño de almacén, que permite a las organizaciones personalizar el flujo de trabajo y la lógica de selección para asegurarse de que el almacén esté diseñado para optimizar la asignación de inventario. 
• Seguimiento de inventario, que permite el uso de sistemas de seguimiento avanzado y de identificación automática y captura de datos (AIDC), incluidos lectores de códigos de barras y RFID para garantizar que las mercancías se puedan encontrar fácilmente cuando sea necesario trasladarlas.
• Recepción y almacenamiento, que permite el almacenamiento y la recuperación de inventario, a menudo con tecnología pick-to-light o pick-to-voice para ayudar a los trabajadores del almacén a localizar mercancías.
• Picking y empaque de mercancías, incluyendo picking por zona, picking por oleada y picking por lotes. Los trabajadores del almacén también pueden utilizar las funciones de intercalación de tareas y división en zonas de lotes para guiar las tareas de recoger y embalar de la manera más eficiente.
• Envío, que permite al WMS enviar conocimientos de embarque (B/L) antes del envío, generar listas de empaque y facturas para el envío y enviar notificaciones de envío anticipadas a los destinatarios.
• Gestión laboral, que ayuda a los gerentes de almacén a monitorear el desempeño de los trabajadores mediante el uso de indicadores clave de desempeño (KPI) que indican a los trabajadores que se desempeñan por encima o por debajo de los estándares.
• Administración de patios y muelles, que ayuda a los conductores de camiones que ingresan a un almacén para encontrar los muelles de carga adecuados. Un uso más complejo de la gestión de patios y muelles permite el crossdocking y otras funciones de la logística de entrada y salida.
• Informes, que ayudan a los gerentes a analizar el desempeño de las operaciones del almacén y encontrar áreas para mejorar.

Beneficios del sistema de gestión de almacenes

La implementación de un WMS puede ayudar a una organización a reducir los costos de mano de obra, mejorar la precisión del inventario, mejorar la flexibilidad y la capacidad de respuesta, disminuir los errores en la selección y el envío de mercancías y mejorar el servicio al cliente. Los sistemas modernos de gestión de almacenes operan con datos en tiempo real, lo que permite a la organización gestionar la información más actualizada sobre actividades como pedidos, envíos, recibos y cualquier movimiento de mercancías.

WMS e IoT

Los dispositivos y sensores conectados en productos y materiales ayudan a las organizaciones a garantizar que puedan producir y enviar la cantidad correcta de productos al precio correcto al lugar correcto en el momento correcto. Todas estas capacidades se han hecho más baratas y más generalizadas gracias a internet de las cosas (IoT).

Dichos datos de IoT pueden integrarse en un WMS para ayudar a administrar el enrutamiento de los productos desde el punto de recogida hasta el punto final. La integración permite a las organizaciones desarrollar cadenas de suministro basadas en pull, en lugar de basadas en push. Las cadenas de suministro basadas en pull están impulsadas por la demanda de los clientes, lo que permite a la organización más flexibilidad y capacidad de respuesta, mientras que las cadenas de suministro basadas en push están impulsadas por proyecciones a largo plazo de la demanda de los clientes.